LEY 594 DE 2000
(julio 14)
Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
ARTICULO 1o. OBJETO.聽La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funci贸n archiv铆stica del Estado.
ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACI脫N.聽La presente ley comprende a la administraci贸n p煤blica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones p煤blicas y los dem谩s organismos regulados por la presente ley.
ARTICULO 3o. DEFINICIONES.聽Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as铆:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad p煤blica o privada, en el transcurso de su gesti贸n, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informaci贸n a la persona o instituci贸n que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambi茅n se puede entender como la instituci贸n que est谩 al servicio de la gesti贸n administrativa, la informaci贸n, la investigaci贸n y la cultura.
Archivo p煤blico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestaci贸n de un servicio p煤blico por entidades privadas.
Archivo privado de inter茅s p煤blico. Aquel que por su valor para la historia, la investigaci贸n, la ciencia o la cultura es de inter茅s p煤blico y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de informaci贸n producida o recibida por una entidad p煤blica o privada en raz贸n de sus actividades o funciones.
Funci贸n archiv铆stica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiv铆stico, que comprende desde la elaboraci贸n del documento hasta su eliminaci贸n o conservaci贸n permanente.
Gesti贸n documental. Conjunto de actividades administrativas y t茅cnicas tendientes a la planificaci贸n, manejo y organizaci贸n de la documentaci贸n producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizaci贸n y conservaci贸n.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor hist贸rico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informaci贸n, seg煤n los materiales empleados. Adem谩s de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogr谩ficos, f铆lmicos, inform谩ticos, orales y sonoros.
Tabla de retenci贸n documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informaci贸n con todos los rasgos y caracter铆sticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES.聽Los principios generales que rigen la funci贸n archiv铆stica son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentaci贸n organizada, en tal forma que la informaci贸n institucional sea recuperable para uso de la administraci贸n en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos har谩n suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constituci贸n y los de facilitar la participaci贸n de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los t茅rminos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administraci贸n y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gesti贸n administrativa, econ贸mica, pol铆tica y cultural del Estado y la administraci贸n de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informaci贸n institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores p煤blicos son responsables de la organizaci贸n, conservaci贸n, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Direcci贸n y coordinaci贸n de la funci贸n archiv铆stica. El Archivo General de la Naci贸n es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funci贸n archiv铆stica para coadyuvar a la eficiencia de la gesti贸n del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Naci贸n, cuya protecci贸n es obligaci贸n del Estado, seg煤n lo dispone el t铆tulo I de los principios fundamentales de la Constituci贸n Pol铆tica;
f) Administraci贸n y acceso. Es una obligaci贸n del Estado la administraci贸n de los archivos p煤blicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos act煤an como elementos fundamentales de la racionalidad de la administraci贸n p煤blica y como agentes dinamizadores de la acci贸n estatal. As铆 mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqu茅lla;
h) Modernizaci贸n. El Estado propugnar谩 por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizaci贸n de sus sistemas de informaci贸n, estableciendo programas eficientes y actualizados de administraci贸n de documentos y archivos;
i) Funci贸n de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funci贸n probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administraci贸n p煤blica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra pr谩ctica sustitutiva;
k) Interpretaci贸n. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretar谩n de conformidad con la Constituci贸n Pol铆tica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
a) Es un conjunto de instituciones archiv铆sticas articuladas entre s铆, que posibilitan la homogenizaci贸n y normalizaci贸n de los procesos archiv铆sticos, promueven el desarrollo de estos centros de informaci贸n, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informaci贸n y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Naci贸n, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizaci贸n administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podr谩n hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuar谩n de conformidad con las pol铆ticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar谩 bajo los principios de unidad normativa, descentralizaci贸n administrativa y operativa, coordinaci贸n, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscar谩 esencialmente la modernizaci贸n y homogenizaci贸n metodol贸gica de la funci贸n archiv铆stica y propiciar谩 la cooperaci贸n e integraci贸n de los archivos. As铆 mismo, promover谩 la sensibilidad de la administraci贸n p煤blica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informaci贸n esenciales para la misma, y de los hist贸ricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archiv铆sticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordar谩n, ejecutar谩n y regular谩n siguiendo los principios de participaci贸n, cooperaci贸n, descentralizaci贸n y autonom铆a;
f) El Archivo General de la Naci贸n orientar谩 y coordinar谩 el Sistema Nacional de Archivos.
ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS.聽Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevar谩n a cabo los procesos de planeaci贸n y programaci贸n y desarrollar谩n acciones de asistencia t茅cnica, ejecuci贸n, control, seguimiento y coordinaci贸n, as铆:
a) La planeaci贸n y programaci贸n la formular谩n las instituciones archiv铆sticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia t茅cnica estar谩 a cargo del Archivo General de la Naci贸n, los consejos territoriales de archivos, los comit茅s t茅cnicos, las entidades de formaci贸n de recurso humano, las asociaciones y las entidades p煤blicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecuci贸n, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser谩n responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinaci贸n corresponde al Archivo General de la Naci贸n, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCI脫N Y COMPETENCIA.聽Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicci贸n y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Naci贸n;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARAGRAFO.聽El Archivo General de la naci贸n tendr谩 las funciones se帽aladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES.聽Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios ind铆genas, que se crear谩n cuando la ley los desarrolle.
ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEG脷N LA ORGANIZACI脫N DEL ESTADO.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Aut贸nomos.
ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACI脫N DE ARCHIVOS.聽La creaci贸n de los archivos contemplados en los art铆culos聽8o. y聽9o. de la presente ley, as铆 como los archivos de los organismos de control y de los organismos aut贸nomos ser谩 de car谩cter obligatorio.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACI脫N DE LOS ARCHIVOS P脷BLICOS.聽El Estado est谩 obligado a la creaci贸n, organizaci贸n, preservaci贸n y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archiv铆stica.
ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD.聽La administraci贸n p煤blica ser谩 responsable de la gesti贸n de documentos y de la administraci贸n de sus archivos.
ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS.聽La administraci贸n p煤blica deber谩 garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcci贸n de edificios p煤blicos, adecuaci贸n de espacios, adquisici贸n o arriendo, deber谩n tenerse en cuenta las especificaciones t茅cnicas existentes sobre 谩reas de archivos.
ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS P脷BLICOS.聽La documentaci贸n de la administraci贸n p煤blica es producto y propiedad del Estado, y 茅ste ejercer谩 el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos p煤blicos, por ser un bien de uso p煤blico, no son susceptibles de enajenaci贸n.
PARAGRAFO 1o.聽La administraci贸n p煤blica podr谩 contratar con personas naturales o jur铆dicas los servicios de custodia, organizaci贸n, reprograf铆a y conservaci贸n de documentos de archivo.
PARAGRAFO 2o.聽Se podr谩 contratar la administraci贸n de archivos hist贸ricos con instituciones de reconocida solvencia acad茅mica e idoneidad.
PARAGRAFO 3o.聽El Archivo General de la Naci贸n establecer谩 los requisitos y condiciones que deber谩n cumplir las personas naturales o jur铆dicas que presten servicios de dep贸sito, custodia, organizaci贸n, reprograf铆a y conservaci贸n de documentos de archivo o administraci贸n de archivos hist贸ricos.
ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES P脷BLICOS.聽Los servidores p煤blicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregar谩n los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Naci贸n, sin que ello implique exoneraci贸n de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO EST脡N LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES P脷BLICAS.聽Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqu铆a, pertenecientes a las entidades p煤blicas, a cuyo carga est茅n los archivos p煤blicos, tendr谩n la obligaci贸n de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informaci贸n de los documentos de archivo y ser谩n responsables de su organizaci贸n y conservaci贸n, as铆 como de la prestaci贸n de los servicios archiv铆sticos.
ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO.聽Los funcionarios de archivo trabajar谩n sujetos a los m谩s rigurosos principios de la 茅tica profesional, a lo dispuesto en la Constituci贸n Pol铆tica de Colombia, especialmente en lo previsto en su art铆culo聽15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuar谩n siempre guiados por los valores de una sociedad democr谩tica que les conf铆e la misi贸n de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentaci贸n de la administraci贸n del Estado y aqu茅lla que forme parte del patrimonio documental de la Naci贸n.
ARTICULO 18. CAPACITACI脫N PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO.聽Las entidades tienen la obligaci贸n de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y 谩reas relacionadas con su labor.
PARAGRAFO.聽El Archivo General de la Naci贸n propiciar谩 y apoyar谩 programas de formaci贸n profesional y de especializaci贸n en archiv铆stica, as铆 como programas de capacitaci贸n formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL.聽Las entidades del Estado podr谩n incorporar tecnolog铆as de avanzada en la administraci贸n y conservaci贸n de su archivos, empleando cualquier medio t茅cnico, electr贸nico, inform谩tico, 贸ptico o telem谩tico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizaci贸n archiv铆stica de los documentos;
b) Realizaci贸n de estudios t茅cnicos para la adecuada decisi贸n, teniendo en cuenta aspectos como la conservaci贸n f铆sica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducci贸n de la informaci贸n contenida en estos soportes, as铆 como el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1o.聽Los documentos reproducidos por los citados medios gozar谩n de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informaci贸n.
PARAGRAFO 2o.聽Los documentos originales que posean valores hist贸ricos no podr谩n ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTICULO 20. SUPRESI脫N, FUSI脫N O PRIVATIZACI脫N DE ENTIDADES P脷BLICAS.聽Las entidades p煤blicas que se suprimen o fusionen deber谩n entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARAGRAFO.聽Las entidades p煤blicas que se privaticen deber谩n transferir su documentaci贸n hist贸rica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTI脫N DOCUMENTAL.聽Las entidades p煤blicas deber谩n elaborar programas de gesti贸n de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnolog铆as y soportes, en cuya aplicaci贸n deber谩n observarse los principios y procesos archiv铆sticos.
PARAGRAFO.聽Los documentos emitidos por los citados medios gozar谩n de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIV脥STICOS.聽La gesti贸n de documentaci贸n dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producci贸n o recepci贸n, la distribuci贸n, la consulta, la organizaci贸n, la recuperaci贸n y la disposici贸n final de los documentos.
ARTICULO 23. FORMACI脫N DE ARCHIVOS.聽Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gesti贸n. Comprende toda la documentaci贸n que es sometida a continua utilizaci贸n y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulaci贸n o tr谩mite se realiza para dar respuesta o soluci贸n a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gesti贸n de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo hist贸rico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservaci贸n permanente.
ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCI脫N.聽Ser谩 obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retenci贸n documental.
ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS.聽El Ministerio de la Cultura, a trav茅s del Archivo General de la Naci贸n y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentar谩n lo relacionado con los tiempos de retenci贸n documental, organizaci贸n y conservaci贸n de las historias cl铆nicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As铆 mismo, se reglamentar谩 lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios p煤blicos.
ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL.聽Es obligaci贸n de las entidades de la Administraci贸n P煤blica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.聽Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos p煤blicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan car谩cter reservado conforme a la Constituci贸n o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos p煤blicos y privados garantizar谩n el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dem谩s derechos consagrados en la Constituci贸n y las leyes.
ARTICULO 28. MODIFICACI脫N DE LA LEY 57 DE 1985.聽Modif铆case el inciso 2o. del art铆culo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar谩 as铆: 芦La reserva legal sobre cualquier documento cesar谩 a los treinta a帽os de su expedici贸n. Cumplidos 茅stos, el documento por este solo hecho no adquiere el car谩cter hist贸rico y podr谩 ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est茅 en su posesi贸n adquiere la obligaci贸n de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo禄.
ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACI脫N.聽Cuando los documentos hist贸ricos presenten deterioro f铆sico manifiesto tal que su estado de conservaci贸n impida su acceso directo, las instituciones suministrar谩n la informaci贸n contenida en estos mediante un sistema de reproducci贸n que no afecte la conservaci贸n del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.聽S贸lo por motivos legales las entidades del Estado podr谩n autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTICULO 31. DOCUMENTOS HIST脫RICOS.聽En los archivos p煤blicos de car谩cter hist贸rico se podr谩 autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber谩 tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservaci贸n o el reintegro de los mismos. Proceder谩 dicha autorizaci贸n en los siguientes t茅rminos:
a) Motivos legales;
b) Procesos t茅cnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARAGRAFO.聽S贸lo el Archivo General de la Naci贸n autorizar谩, por motivos legales, procesos t茅cnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCI脫N.聽El Archivo General de la Naci贸n podr谩, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspecci贸n a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situaci贸n irregular, requerir谩 a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar谩 traslado, seg煤n el caso, a los 贸rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE.聽El Estado, a trav茅s del Archivo General de la Naci贸n, ejercer谩 control y vigilancia sobre los documentos declarados de inter茅s cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jur铆dicas de car谩cter privado.
ARTICULO 34. NORMALIZACI脫N.聽En desarrollo de lo dispuesto en el art铆culo聽8o. de la Constituci贸n Pol铆tica, el Archivo General de la Naci贸n fijar谩 los criterios y normas t茅cnicas y jur铆dicas para hacer efectiva la creaci贸n, organizaci贸n, transferencia, conservaci贸n y servicios de los archivos p煤blicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
ARTICULO 35. PREVENCI脫N Y SANCI脫N.聽El Gobierno Nacional, a trav茅s del Archivo General de la Naci贸n, y las entidades territoriales, a trav茅s de sus respectivos Consejos de Archivos, tendr谩n a prevenci贸n facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo se帽alado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as铆:
a) Emitir las 贸rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las pr谩cticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos p煤blicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las 贸rdenes impartidas conforme al presente literal ser谩 sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, seg煤n el caso, de hasta veinte (20) salarios m铆nimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental ser谩n tenidas como faltas grav铆simas cuando fueren realizadas por servidores p煤blicos, de conformidad con el art铆culo聽25聽de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucci贸n o da帽o del patrimonio documental o por su explotaci贸n ilegal, de conformidad con lo establecido en los art铆culos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del C贸digo Penal, es obligaci贸n instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a 贸rdenes de la autoridad de polic铆a m谩s cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos hist贸ricos p煤blicos, 茅stos ser谩n decomisados y puestos a 贸rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar谩 todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extra铆dos ilegalmente del territorio colombiano.
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO.聽Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jur铆dicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestaci贸n de sus servicios.
ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS.聽El Estado estimular谩 la organizaci贸n, conservaci贸n y consulta de los archivos hist贸ricos privados de inter茅s econ贸mico, social, t茅cnico, cient铆fico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Naci贸n brindar谩 especial protecci贸n y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigaci贸n y ense帽anza cient铆fica y t茅cnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos pol铆ticos, as铆 como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la pol铆tica.
ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS.聽Las personas naturales o jur铆dicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significaci贸n hist贸rica, deber谩n inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir谩 el Archivo General de la Naci贸n. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inter茅s cultural, continuar谩n con la propiedad, posesi贸n o tenencia de los mismos y deber谩n facilitar las copias que el Archivo General de la Naci贸n solicite.
ARTICULO 39. DECLARACI脫N DE INTER脡S CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS.聽La Junta Directiva del Archivo General de la Naci贸n, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr谩 declarar de inter茅s cultural los documentos privados de car谩cter hist贸rico. Estos formar谩 parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia ser谩n de libre acceso.
ARTICULO 40. R脡GIMEN DE EST脥MULOS.聽El Gobierno Nacional establecer谩 y reglamentar谩 un r茅gimen de est铆mulos no tributarios para los archivos privados declarados de inter茅s cultural, tales como: premios anuales, asistencia t茅cnica, divulgaci贸n y pasant铆as.
ARTICULO 41. PROHIBICIONES.聽Se proh铆be a los organismos privados y a las personas naturales o jur铆dicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inter茅s cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizaci贸n del Archivo General de la Naci贸n. Esta falta dar谩 lugar a la imposici贸n de una multa de cien salarios m铆nimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos hist贸ricos privados declarados de inter茅s cultural, objeto de la exportaci贸n o sustracci贸n ilegal, ser谩n decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar谩 todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extra铆dos ilegalmente del territorio colombiano;
b) Transferir -a t铆tulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesi贸n o tenencia de documentos hist贸ricos, sin previa informaci贸n al Archivo General de la Naci贸n. Esta falta dar谩 lugar a la imposici贸n de una multa de cincuenta salarios m铆nimos legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO.聽El desconocimiento de estas prohibiciones dar谩 lugar a la investigaci贸n correspondiente y a la imposici贸n de las sanciones establecidas en la ley.
ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CL脕USULA CONTRACTUAL.聽Cuando las entidades p煤blicas celebren contratos con personas naturales o jur铆dicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigaci贸n cultural, cient铆fica, t茅cnica o industrial, incluir谩n en los contratos una cl谩usula donde se establezca la obligaci贸n de aqu茅llas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contrar铆en las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el art铆culo聽15聽de la Constituci贸n Pol铆tica.
PARAGRAFO.聽Las personas jur铆dicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relaci贸n con sus documentos de archivo, se regular谩n por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Naci贸n podr谩 recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES.聽Los protocolos notariales pertenecen a la Naci贸n. Los que tengan m谩s de treinta a帽os deber谩n ser transferidos por la correspondiente notar铆a al Archivo General Notarial del respectivo c铆rculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesor铆a del Archivo General de la Naci贸n, tomar谩 las medidas pertinentes.
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTICULO 44. DONACIONES.聽El Archivo General de la Naci贸n y los archivos hist贸ricos p煤blicos podr谩n recibir donaciones, dep贸sitos y legados de documentos hist贸ricos.
ARTICULO 45. ADQUISICI脫N Y/O EXPROPIACI脫N.聽Los archivos privados de car谩cter hist贸rico declarados de inter茅s p煤blico, podr谩n ser adquiridos por la Naci贸n cuando el propietario los ofreciere en venta.
Decl谩rase de inter茅s p煤blico o de inter茅s social, para efectos de la expropiaci贸n por v铆a administrativa a la que se refiere la Constituci贸n Pol铆tica, la adquisici贸n de archivos privados de car谩cter hist贸rico-cultural que se encuentren en peligro de destrucci贸n, desaparici贸n, deterioro o p茅rdida.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTICULO 46. CONSERVACI脫N DE DOCUMENTOS.聽Los archivos de la Administraci贸n P煤blica deber谩n implementar un sistema integrado de conservaci贸n en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES.聽Los documentos de archivo, sean originales o copias, deber谩n elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Naci贸n.
PARAGRAFO.聽Los documentos de archivo de conservaci贸n permanente podr谩n ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber谩 preverse un programa de transferencia de informaci贸n para garantizar la preservaci贸n y conservaci贸n de la misma.
ARTICULO 48. CONSERVACI脫N DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES.聽El Archivo General de la Naci贸n dar谩 pautas y normas t茅cnicas generales sobre conservaci贸n de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
ARTICULO 49. REPRODUCCI脫N DE DOCUMENTOS.聽El par谩grafo del art铆culo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedar谩 as铆: 芦En ning煤n caso los documentos de car谩cter hist贸rico podr谩n ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio禄.
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
ARTICULO 50. EST脥MULOS.聽El Gobierno Nacional establecer谩 premios y est铆mulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos t茅cnicos, culturales o cient铆ficos contribuyan a la salvaguarda, difusi贸n o incremento del patrimonio documental del pa铆s, as铆 como a los autores de estudios hist贸ricos significativos para la historiograf铆a nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y est铆mulos podr谩n consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasant铆as, capacitaci贸n y distinciones honor铆ficas.
DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL.聽La Procuradur铆a General de la Naci贸n y la Contralor铆a General de la Rep煤blica prestar谩n todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Naci贸n, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS.聽Esta ley rige a partir de la fecha de su publicaci贸n y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
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Tema: [table-cell id=1 row=63 column=22 /]
A帽o: [table-cell id=1 row=63 column=2 /]
Promueve/Limita la circulaci贸n del discurso: [table-cell id=1 row=63 column=21 /]
Cumple con el test tripartito: [table-cell id=1 row=63 column=29 /]